Einarbeitung im Homeoffice: 11 Tipps für das Onboarding in der Krise

Wer in der Corona-Krise einen neuen Job antritt und bei einem Arbeitgeber startet, bei dem ein Großteil der Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus arbeitet, für den werden auch das Onboarding und die Einarbeitung im Homeoffice erfolgen. Viele neue Mitarbeiter bekommen ihre Kollegen aktuell nur über Video-Konferenzen zu Gesicht und es fällt ihnen schwer, aus der Distanz richtig anzukommen. Hier sind meine 11 Tipps, worauf Sie als Jobwechsler in der Krise bei der Einarbeitung im Homeoffice achten sollten:

In den letzten Wochen mehren sich die Fälle von Klienten im Coaching, die zu Beginn der Corona-Krise einen neuen Job angetreten haben und in der Probezeit das Arbeitsverhältnis bereits wieder gekündigt wurde. Sie alle haben gemeinsam, dass das Onboarding und die Einarbeitung ausschließlich aus dem Homeoffice heraus erfolgte und sie diese Situation mit dafür verantwortlich machen, dass es ihnen nicht gelungen ist, im Team anzukommen und die Erwartungen der Vorgesetzten zu erfüllen.

„Ich habe meinen Chef und die Kollegen nicht einmal persönlich getroffen“, erzählt mir eine Klientin. „Wie soll ich unsere Produkte verstehen und verkaufen, wenn kein Kollege bei Fragen für mich erreichbar ist?“, fragt mich ein anderer Klient. So unterirdisch schlecht manche Onboarding-Prozesse schon in normalen Zeiten in Unternehmen organisiert sind und neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geschubst werden, umso schwieriger ist es jetzt in der Krise auf Distanz im Homeoffice.

11 Tipps, die Sie bei der Einarbeitung im Homeoffice gut ankommen lassen

Wer mich kennt, der weiß, dass ich es zu kurz gedacht finde, allein einen Arbeitgeber dafür verantwortlich zu machen, dass sich neue Mitarbeiter im Team und Unternehmen willkommen geschätzt fühlen und schnell einsatz- und leistungsfähig sind. Beide Seiten sind in der Verantwortung, sich miteinander vertraut zu machen und die Basis für eine gute Zusammenarbeit zu schaffen. Hier sind 11 Tipps, woran Sie als neue/r Mitarbeiter/in in den ersten Tagen und Wochen denken sollten, um auch aus dem Homeoffice gut im neuen Job anzukommen:

1. Vor dem ersten Tag: Was ist Ihnen wann wichtig?

Ein guter Einstieg beginnt bereits vor dem ersten Tag im neuen Job. Machen Sie sich einen Plan, was für Sie persönlich wann wichtig ist. Möchten Sie möglichst schnell das Gespräch mit Ihrem Chef suchen und die Kolleginnen kennenlernen oder möchten Sie lieber in Ruhe ankommen, sich einlesen und in den ersten Tagen stärker beobachtend aus der zweiten Reihe agieren? Wir ticken alle anders, also überlegen Sie sich, wie Sie sich Ihren ersten Tag wünschen, mit wem Sie Kontakt aufnehmen möchten und was Ihnen mit welcher Priorität wichtig ist.

Und falls Sie Überraschungen am ersten Tag vermeiden möchten oder Sie die Ungewissheit stresst, dann fragen Sie im Vorfeld in der Personalabteilung oder bei Ihrer zukünftigen Führungskraft nach, was am ersten Tag und wie die weitere Einarbeitung im Homeoffice geplant ist. Auch hier dürfen Sie bereits Ihre Vorstellungen von einem für Sie guten Einstieg kommunizieren. Mit vielen Klienten plane ich meist den ersten (idealen) Tag, eine erste Woche sowie den Zeitraum von drei und sechs Monaten – aber dazu mehr unten bei Punkt 11.

2. Arbeitsplatz einrichten und Technik startklar machen

Dies dürfte für viele Arbeitnehmer auch in Nicht-Corona-Zeiten der nervigste Aspekt beim Onboarding sein. Von einigen Klienten erfahre ich, dass es mitunter 6 Wochen gedauert hat, bis sie mit einem PC/Laptop, Smartphone oder dem Mail-Account ausgestattet waren. Auch die sichere Verbindung vom heimischen Esstisch auf die Server des Unternehmens kann je nach Konzerngröße schonmal etliche IT-Tickets und Offline-Tage bedeuten.

Nehmen Sie Ihre Führungskraft hier in die Verantwortung. Es kann niemand von Ihnen erwarten oder gar verlangen, dass Sie sich so frisch im Unternehmen mit der IT oder dem Einkauf herumschlagen. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich technisch arbeitsfähig zu machen und ich persönlich empfinde es als nicht wertschätzend, wenn die IT/Infrastruktur für neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht verfügbar ist – und sich hierfür zudem niemand verantwortlich fühlt. Klären Sie die notwendigen Schritte mit Ihrer Führungskraft und verdeutlichen Sie auch die Konsequenzen für Ihre Arbeitssituation und weitere Einarbeitung im Homeoffice.

3. Ihre erste Vorstellung: Ein „Hallo“ in die Runde

Auch wenn Sie sich vielleicht am ersten Tag entschieden haben, sich ein wenig zurückzuhalten, so ist es doch wichtig, dass Sie sich – virtuell – möglichst schnell zeigen. Womöglich wissen einige Ihrer Kollegen noch gar nicht, dass Sie neu ins Team gekommen und jetzt auch dabei sind.

Informieren Sie sie von sich aus. Falls Ihnen die Kontaktdaten zum Team fehlen oder Sie (noch) keinen Zugriff auf das Intranet haben, lassen Sie sich eine Liste mit den Mail-Adressen und Telefonnummern Ihrer Kolleginnen und Kollegen geben. Sie sollten zumindest ein kurzes „Hallo“ in die Runde schicken, so dass alle wissen, dass Sie nun an Bord sind. Überlegen Sie sich, was für Sie passt: Ist es eine Mail an alle Kollegen, ist es die individuelle Ansprache oder vielleicht auch die Planung eines kurzen Video-Calls als persönliche Vorstellung in den nächsten Tagen? Zeigen Sie sich „auf gute Zusammenarbeit“, denn wie sonst sollen Ihre Kollegen Sie aus der Ferne ab sofort auf dem Schirm haben?

4. Die Kollegen als Menschen kennenlernen

Die wohl wichtigste Herausforderung als neuer Mitarbeiter und für Ihre Einarbeitung im Homeoffice besteht darin, die Kollegen im Team sowie die Mitarbeiter in den wichtigsten Schnittstellen kennenzulernen. Hier geht es weit über ein „Hallo, ich bin der/die Neue“ hinaus. Es geht um ein Kennenlernen als Menschen und den Aufbau guter zwischenmenschlicher Beziehungen. Denn für Sie und Ihre guten Leistungen wird es entscheidend sein, schnell zu verstehen, wer wie „tickt“. Wem sind Harmonie und gegenseitige Unterstützung wichtig, wer ist gerne mal auf Krawall gebürstet, wer ist professioneller Selbstdarsteller und wer würde am liebsten mit Ihnen das Opferlied anstimmen und über die Oberen schimpfen? Wer hält zu wem, wer taktiert mit Politik- und Machtspielchen und wer ist die gute Seele des Hauses?

Viele Neuankömmlinge fokussieren sich – insbesondere aktuell bei einer Einarbeitung im Homeoffice – zu stark auf ihre Aufgaben und die fachlichen Themen. Nehmen Sie sich die Zeit und planen Sie bewusst auch Freiräume dafür ein, um sich ein gutes, eigenes Bild von Ihren Kolleginnen und Kollegen als Menschen zu machen. Ich verspreche Ihnen, dass sich diese Investition bereits nach kürzester Zeit kollegial auszahlt.

5. Über eigene Werte und Persönlichkeit sprechen

Um es auch Ihren Kolleginnen und Kollegen leichter zu machen, gut mit Ihnen zusammen zu arbeiten, sollten Sie auch all jenes über sich preisgeben, was Sie persönlich ausmacht. Erzählen Sie etwas über sich, über Ihre Werte und Ihren Werdegang, damit Ihre Kollegen wissen, welches Wissen und welche Erfahrungen sie im Team nutzen können. Sprechen Sie darüber, was Ihnen persönlich im Beruf wichtig ist: Lieben Sie Freiheiten, wollen Sie mit gestalten, möchten Sie als Experte gefragt sein, ist Ihnen gemeinsame Arbeit im Team und an einem Strang ziehen wichtig? Oder brauchen Sie auch Zeit für sich, weil Sie eher der konzeptionelle Denker als die sendungsbedürftige Plaudertasche sind? Wir ticken alle anders und insbesondere jetzt auf Distanz ist es umso wichtiger, schnell und leicht das Denken und Handeln anderer Menschen verstehen und damit im jeweiligen Kontext im Kontakt mit Chef und Kollegen einordnen zu können.

Je größer die Distanz im Homeoffice und je verstümmelter die Kommunikation, umso höher die Gefahr für Missverständnisse bereits in den ersten Tagen und Wochen als Neue/r im Team. Hier sind Sie in der Verantwortung, Nähe zu Ihren Kolleginnen und Kollegen zu schaffen. Öffnen Sie sich und Sie werden bemerken, dass Ihre Kollegen Ihnen stärker vertrauen, Sie in das bestehende Team schneller integrieren sowie auch offener aktuelle Themen und hintergründige „Flur-Informationen“ mit Ihnen teilen.

6. Gegenseitige Erwartungen klären

Wenn ich in diesem Beitrag von „Kolleginnen und Kollegen“ und „Team“ spreche, dann beinhaltet dies immer auch den Chef bzw. Ihre Chefin als Teil des Teams. Um sie oder ihn geht es mir nämlich bei diesem Punkt besonders. Denn ich stelle fest, dass in allen – wirklich allen! – Fällen, in denen Mitarbeitern in der Probezeit gekündigt wird, zu wenig über gegenseitige Erwartungen gesprochen worden ist.

Klären Sie mit Ihrer Führungskraft, woran sie/er festmachen wird – vielleicht nach jeweils 3 und 6 Monaten, dass Sie einen guten Job machen. Es klingt so selbstverständlich, doch ich sehe immer wieder, dass genau darüber nicht konkret und früh genug gesprochen wird – denn kurz vor dem Ende der Probezeit ist es hierfür zu spät.

Überlegen Sie sich in den ersten Tagen, was für Sie ein guter Zeitpunkt ist, in einem geplanten Gespräch mit Ihrer Führungskraft dieses Thema zu klären. Ich bin der Meinung, Sie sollten hierfür schon etwas angekommen sein und sich einen ersten Überblick über die Strukturen, Ihre Aufgaben und die aktuellen sowie anstehenden Themen verschafft haben. Denn nur dann können auch Sie beurteilen, ob die in Sie gesetzten Erwartungen realistisch und fair sind.

Ach ja, Sie sollten in diesem Gespräch natürlich auch Ihre Erwartungen im Hinblick auf eine gute Zusammenarbeit und Einarbeitung in den nächsten Wochen und Monaten kommunizieren. Denn woher soll auch Ihr/e Chef/in wissen, was Ihnen wichtig ist und Sie von ihr/ihm sowie dem Team auch benötigen, um einen guten Job zu machen.

7. Strukturen und „Spielregeln“ verstehen

Die Distanz im Homeoffice macht es auch schwerer, die internen Strukturen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu begreifen. Wer macht dort eigentlich was? Was genau sind die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens? Wer ist in welchem Bereich für was verantwortlich? Wo hört Vertrieb auf und fängt Marketing an? Was liegt im Einkauf, was in der IT? Wie wird mit Kunden oder Lieferanten kommuniziert? Wer trifft welche Entscheidungen im Unternehmen und wie werden diese kommuniziert? Welche Kommunikationswege sind einzuhalten, was muss wie dokumentiert werden und was kann zwischen Tür und Angel (ähm … per Video-Konferenz) geklärt werden? Wer soll an welchem Meeting teilnehmen, wer muss (oder möchte) bei bestimmten Themen gefragt werden, wer ist Chef/in von was und wem?

Sollten Sie das Gefühl haben, zu wenig in den ersten Tagen über die Strukturen und Abläufe zu erfahren, dann werden Sie auch in diesem Punkt aktiv: Sprechen Sie die Kollegen oder Ihre Führungskraft an und lassen Sie sich das Organigramm, die Produkte und alles das erklären, was Sie benötigen, um in Ihrem Aufgabengebiet sicheres Terrain zu gewinnen. Klären Sie, welche Prozesse und Abläufe für Sie und Ihre Arbeit wichtig sind und worauf Sie achten sollten. Jedes Unternehmen hat seine eigenen „Spielregeln“ für eine gute Zusammenarbeit. Versuchen Sie, diese im Tagesgeschäft ganz bewusst wahrzunehmen und zu verstehen, was sie für Ihre Arbeit und Ihr Verhalten in dieser Organisation bedeuten.

8. Eigeninitiative und echtes Interesse zeigen

Die Gefahr ist besonders im Homeoffice groß, als neuer Mitarbeiter ab- und unterzutauchen. Vieles ist neu, ungewohnt und kostet zusätzliche Energie – zudem noch in der Krise. Es ist verlockend, es sich im trauten Heim gemütlich zu machen und unauffällig anzukommen. „Sollen sich doch die anderen oder der Chef selbst melden, wenn sie etwas wollen“ ist eine Haltung, die allzu schnell zur Routine werden kann, Sie allein im Homeoffice versauern lässt und am Ende sogar die Kündigung in der Probezeit bedeuten kann.

Wenn Sie bis hierher die übrigen Punkte gelesen haben, dann ahnen Sie, was jetzt kommt. Auch wenn jeder neue Job in den ersten Tagen und Wochen sehr anstrengend ist, sollten Sie sich früh aktiv einbringen. Schlagen Sie etwa in Video-Konferenzen mit dem Team vor, Aufgaben zu übernehmen, von denen Sie glauben, einen Beitrag hierfür leisten zu können – vielleicht auch gemeinsam mit einem anderen Kollegen. Sprechen Sie über Ihre Erfahrungen zu Themen und halten Sie auch mit Ihrer Meinung nicht hinter dem Berg. Überlegen Sie auch, in welchen bereichsübergreifenden Projekten Ihre Mitarbeit wertvoll sein kann und besprechen Sie mit Ihrer Führungskraft, ob Sie sich dort einbringen können.

Haben Sie das Gefühl, dass Sie das Team nicht ausreichend in Aufgaben und Themen einbezieht, dann ergreifen Sie die Initiative. Schildern Sie Ihre Wahrnehmung und sprechen Sie darüber, was und wie Sie es sich für die Zukunft anders wünschen. Denn schließlich haben Sie sich diesen neuen Job ja (vermutlich) auch ausgesucht und haben Lust darauf, dort Ihr Wissen sowie Ihre Erfahrungen und Stärken einzubringen sowie sich auch selbst weiter zu entwickeln.

9. Probleme sofort ansprechen und klären

Auch hier ist es die Distanz im Homeoffice, die die Gefahr birgt, dass wichtige Themen oder Ereignisse in der Anfangsphase nicht besprochen und geklärt werden, sondern auf Dauer unausgesprochen bleiben oder unter den Teppich gekehrt werden. Ich verstehe die Angst vieler Jobwechsler, noch unsicher und neu im Team nicht anecken oder sogar unbequem sein zu wollen. Auf der anderen Seite können Sie genau dies zu Ihrem Vorteil machen: Jeder im Team wird Sie in den ersten Wochen verstehen, wenn Sie Fragen haben oder Sie etwas stört. Und ich bin der Meinung, dass Einarbeitung auch bedeutet, die individuellen „Spielregeln“ des Miteinanders im Team zu klären. Und dies am besten frühzeitig, bevor sich Frust und Ärger aufs Neue aufstauen.

10. Virtuelle Kaffeetrinken mit Kollegen anderer Teams

Bisher zielen meine Tipps vor allem auf das Kennenlernen des eigenen Teams ab, doch Sie sollten auch Ihre Schnittstellen zu Kolleginnen und Kollegen anderer Bereiche im Auge haben. Bekleiden Sie eine Führungsposition, dann sollten Sie in den Austausch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen auf gleicher Hierarchieebene gehen – auch außerhalb von regelmäßig stattfindenden Meetings in großer Runde.

Ich empfehle, ab dem ersten Tag eine Liste zu führen und dort die Namen jener Personen einzutragen, mit denen Sie in nächster Zeit in einen Austausch gehen möchten. Dies können Kollegen anderer Teams sein, Projektleiter oder etwa externe Dienstleister, Lieferanten oder als Vertriebler wichtige Kunden. Beginnen Sie früh damit, sich auch außerhalb Ihres Teams sichtbar zu machen und ein gutes Netzwerk aufzubauen. Verabreden Sie sich zum virtuellen Lunch oder Kaffeetrinken und vielleicht vereinbaren Sie mit Ihren Gesprächspartnern hierbei auch ganz offen, dass es Ihnen um ein erstes Kennenlernen geht und das „Daily Business“ draußen bleiben darf.

11. Ziel-Positionierung in 6 Monaten ausmalen

Sie sehen, es gibt viel zu tun und vermutlich ist auch Ihr neuer Arbeitgeber in irgendeiner Form von der Krise betroffen, so dass Ihr Onboarding nicht nur im Homeoffice stattfindet, sondern es auch besonders stürmische Zeiten sind. Die Gefahr ist groß, ab dem ersten Tag so sehr vom operativen Tagesgeschäft getrieben zu sein, dass Sie das große Ganze und damit auch die Arbeit an Ihrer Positionierung im Team und im Unternehmen aus dem Blick verlieren.

Klienten frage ich häufig, wo und wofür sie nach 6 Monaten im Unternehmen stehen möchten. Was möchten Sie bis dahin erreicht haben? Woran wird Ihre Führungskraft Sie messen? Wie möchten Sie als Kollege oder Kollegin wahrgenommen und wofür auch wertgeschätzt werden? Was sollte in den nächsten Monaten geschehen, dass Sie in einem halben Jahr sagen, dass es eine gute Entscheidung war, diesen Job bei diesem Arbeitgeber angenommen zu haben?

Schreiben Sie die Antworten auf diese und ähnliche Fragen auf und erinnern Sie sich ganz bewusst in den nächsten Wochen immer wieder daran. Prüfen Sie regelmäßig und mit Abstand zum Tagesgeschäft, ob Sie auf einem guten Weg sind und sich die Dinge im neuen Job so entwickeln, wie Sie es sich vorgestellt haben und aktuell wünschen – und falls nicht, dann verändern Sie als Chef/in Ihres eigenen Lebens frühzeitig etwas daran, bevor andere über Ihre Zukunft entscheiden.

Was sind Ihre/Eure Erfahrungen als Jobwechsler in der Krise? Was hat bei einem neuen Arbeitgeber beim Onboarding und der Einarbeitung im Homeoffice gut funktioniert – was ist schlecht gelaufen und hat die ersten Wochen erschwert? Ich freue mich über Ihre/Eure Kommentare unten.

(Titelbild: 123rf.com, #62261971, Leszek Glasner)

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Dr. Bernd Slaghuis

Ich arbeite als Karriere- und Business-Coach in Köln und habe mich auf Themen rund um die Karriereplanung und berufliche Neuorientierung spezialisiert. Mit Bewerbern arbeite ich an ihrer Bewerbungsstrategie, der Optimierung ihrer Unterlagen sowie der Vorbereitung auf Gespräche. Führungskräfte unterstütze ich, zu einer gesunden Grundhaltung zu finden. Ich schreibe außerhalb dieses Blogs für diverse Karriere- und Management-Magazine und wurde von XING als "Top Mind 2019" ausgezeichnet.

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Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Hallo Herr Slaghuis,
    Danke für diesen tollen Artikel! Ich bin als Teamassistentin in einem 300-köpfigen IT Team eines Einzelhandelsunternehmen für das Onboarding zuständig und Sie sprechen mir aus der Seele: ein erfolgreiches Onboarding ist ein komplexer Vorgang, der sich über viele Wochen erstreckt.
    Mein Motto:
    There is no second chance for the first impression :)
    Schon Wochen im Voraus bestellen wir das benötigte Equipment, die komplette Hardware und sorgen für Berechtigungen in allen benötigten Systemen.
    Mein Ziel ist, dass am ersten Arbeitstag alles funktioniert und sich der neue Kollege/-in wohl fühlt.
    Dazu gehört auch ein Info-Termin, in welchem allgemeine Informationen vermittelt werden.
    Schön finde ich, wenn Kollegen sich noch nach vielen Jahren an ihren ersten Tag erinnern und diesen in positiver Erinnerung behalten.
    Viele Grüße,
    Anna R.

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