Blog Papierkorb

Aw: Danke für Ihre e-Mail, sie wurde gelöscht. Der Mitarbeiter hat Urlaub.

Daimler-Mitarbeiter über alle Hierarchieebenen haben nach einer zweijährigen Testphase ab diesem Sommer die Möglichkeit, die während ihres Urlaubs eingehenden Mails automatisiert zentral löschen zu lassen. Das berichtete gestern The Huffington Post. Das ist ein schönes Signal des Konzerns, dass er sich um seine Mitarbeiter sorgt und sie mit dieser Maßnahme vor den e-Mails im Urlaub und der Flut danach bewahren möchte. Die Aussage des Unternehmens ist klar: „Liebe Mitarbeiter, wir möchten, dass ihr Urlaub macht und euch erholt und wir erlauben euch, in dieser Zeit Mails zu ignorieren.“ Grundsätzlich ein guter Ansatz für einen bewussteren Umgang mit dem Kommunikationsmedium e-Mail. Aber ist dies wirklich der richtige Stellhebel aus Mitarbeiter- und Unternehmenssicht, um für Erholung im Urlaub zu sorgen? Ich habe da meine Zweifel. Aus folgenden drei Gründen:

1 | Störungen in der Kommunikation

Kommunikation verläuft zwischen Sender und Empfänger. Ein Verfasser einer Mail hat eine Botschaft, die er dem Empfänger zukommen lassen möchte. Gerade in einem Konzern wie diesem weiß die Mehrzahl der Absender von Mails nicht, dass sich der Empfänger im Urlaub befindet. Die Mail wird verfasst, auf Senden gedrückt und zugestellt. Doch dann kommt die Abwesenheitsnachricht mit dem Hinweis, dass die Mail gelöscht wurde. Scheinbar wird nicht unterschieden, ob der Absender ein externer Kunde, Lieferant oder Dienstleister ist oder ein interner Kollege. Mails sind heute oft mehr als ein Zweizeiler. Komplexe Sachverhalte werden dargelegt, Anhänge mitgeschickt. Alles einfach so gelöscht? Was würden Sie als Absender empfinden?

Als Sender bin ich nun in der Verantwortung, in den gesendeten Mails nachzusehen und den Vorgang auf Termin zu legen, bis der Empfänger wieder zurück am Arbeitsplatz ist, sofern die Information dann noch relevant ist. Oder ich muss entscheiden, ob ich die Nachricht an die in der Abwesenheitsnotiz genannte Vertretung neu verschicke. Das muss ich heute bei Erhalt einer Abwesenheitsnachricht auch, doch meine Nachricht bleibt heute beim Empfänger oder wird automatisch weitergeleitet und ich weiß, dass er sie später lesen kann. Wird sie jedoch gar nicht zugestellt, sondern sogar gelöscht, erhöht dies den Aufwand auf Absenderseite. Es braucht ggf.  mehrere Anläufe, bis die Mail endlich bei einem relevanten Empfänger zugestellt werden konnte. Das ist innerhalb des Unternehmens ineffizient. Viel schwieriger bei diesem Vorgehen finde ich jedoch, dass das rigorose Löschen einer Mail gegenüber externen Absendern, wie z. B. Kunden oder Zulieferern von Daimler nicht wertschätzend ist.

Was hinzu kommt: Versetzen wir uns in die Perspektive des Urlaubers. Er ackert bis zur letzten Minute vor dem Abflug und versucht alle offenen Themen vor dem Urlaub abzuarbeiten oder zumindest auf den Weg zu bringen. Für mich waren früher als Angestellter die letzten Tage vor dem Urlaub immer besonders stressig. Zu wissen, dass von alldem in der Zeit der Abwesenheit nichts zurück kommt und ich sogar nach dem Urlaub nachhaken muss, um an die gewünschten Informationen zu kommen, finde ich persönlich auch keine attraktive Aussicht für eine entspannte Rückkehr. Selbst wenn die Nachricht an meine Vertretung geht, so wäre es mir wichtig, hiervon zumindest nach dem Urlaub Kenntnis zu erhalten.

2 | Bevormundung der Mitarbeiter

Auch wenn die Daimler-Mitarbeiter heute noch selbst entscheiden können, ob sie von diesem „Service“ Gebrauch machen möchten, signalisiert der Arbeitgeber hier: „Ich weiß, was für Dich gut ist.“ Er nimmt dem Mitarbeiter mit dieser sehr radikalen Lösung die eigene Verantwortung ab, selbst entscheiden zu können, ob er Mails im Urlaub liest oder nicht. Was glauben Sie, wieviele Daimler-Mitarbeiter den Lösch-Auftrag für den Urlaub stellen? Ich fände es interessant, hierzu später eine Auswertung zu sehen. Ich glaube, dass dies nur wenige tun werden. Zum einen aus den oben genannten resultierenden Kommunikationsproblemen, zum anderen aus beruflichem Interesse.

Warum lesen und schreiben wir denn Mails im Feierabend und am Wochenende? Selten, weil wir es während der Arbeitszeit nicht schaffen. Wir möchten signalisieren, dass wir uns mit dem Unternehmen identifizieren, uns engagieren und uns mit der Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit unentbehrlich machen. Der Karriere-Turbo in unseren Köpfen. Denn nur wer vollen Einsatz zeigt, schafft es nach oben. Und das soll im Urlaub plötzlich ganz anders sein? Was geschieht denn, wenn sich ein „Mail-Junkie“ entscheidet, seine Mails im Urlaub vom Arbeitgeber löschen zu lassen? Funkstille im iPhone! Ich habe das Bild im Kopf, wie dieser Mitarbeiter am Strand auf der Liege liegt – natürlich im WLAN – und alle zwei Minuten das Display nach unten zieht und auf ein Ping, Vibrieren oder die kleine 1 im Posteingang wartet. Na dann … entspannten Urlaub!

Viele Angestellte und besonders Führungskräfte im Unternehmen fühlen sich verantwortlich. Ich behaupte, die meisten Vorstände leben für Ihr Unternehmen. Für sie ist es selbstverständlich, immer und überall erreichbar zu sein und diese Verantwortung wird in Form hoher Management-Gehälter und Tantiemen mitvergütet. Ich erlebe aber auch in den untersten Führungsebenen Team- und Gruppenleiter, die ein ebenso hohes Verantwortungsbewusstsein an den Tag legen. Wo verläuft die Grenze zwischen Normalität und Ausnahme? Wo hört Verantwortung für die Firma in der Freizeit auf? Das Unternehmen gibt hier meist keine Orientierungshilfe für die Mitarbeiter – so auch bei Daimler, denn theoretisch kann auch der Vorstand seine Mails im Urlaub löschen lassen.

„Aber wenn das Unternehmen sagt, dass ich keine Mails im Urlaub lesen soll, dann wird das ja schon gut für mich sein.“ Sind erwachsene Menschen tatsächlich so schutzbedürftig? Warum statten Unternehmen ihre Mitarbeiter überhaupt noch mit mobilen Geräten aus? Sicher nicht, damit sie während langweiliger interner Meetings die Möglichkeit haben, Mails zu schreiben oder dem Kollegen gegenüber Kurznachrichten zu schicken. Wenn die Funktionen dieser Geräte im Urlaub oder im Feierabend jetzt zentral deaktiviert werden, warum nehmen Unternehmen ihren schutzbedürftigen Mitarbeitern nicht gleich die Geräte wieder ab? Als Statussymbole haben iPhone und Blackberry doch längst ausgedient!

3 | Anreiz zum Fehlverhalten

„Ach, wenn meine Mails im Urlaub einfach so gelöscht werden können, dann kann ich ja auch mal während der Arbeitszeit die eine oder andere Mail unbeantwortet löschen.“ Ich kenne Angestellte, die tun dies regelmäßig, wenn ihr Postfach wieder einmal mit 300 ungelesenen Mails überzulaufen droht. Und das Erschreckende daran: Es fällt in den seltensten Fällen auf. Was sagt  das über die Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens aus? Werden nur noch Banalitäten ausgetauscht, deren Inhalte eh niemand mehr ernst nimmt? Erwartet der Absender einer Nachricht gar keine Antwort mehr vom Empfänger? Geht es nur noch um einseitige Kommunikation? Nach dem Motto: „Ich habe gesagt, was ich sagen wollte.“ Hört denn niemand mehr aktiv in einer Mail-Konversation zu?

Den Daimler-Mitarbeitern wird mit dem zentralen Löschen ihrer Mails ein aus meiner Sicht falscher Wert in der Mail-Kommunikation vermittelt: „Das Unternehmen löscht meine Mails, weil der Urlaub wichtiger ist als die Inhalte.“ In dem Moment auf dem Liegestuhl oder auf der Skipiste ist das zutreffend. Aber übergeordnet halte ich diese vielleicht auch nur unterbewusst stattfindende Priorisierung für die Mail-Kommunikation im Unternehmen für sehr gefährlich. Löschen = nicht wichtig. Natürlich, im Urlaub sollte der Wert „nicht wichtig“ zutreffen, aber dies hat nichts mit der Mail an sich zu tun, deren wichtige Inhalte im großen Stil einfach so vernichtet werden.

Ich weiß nicht wie Sie es handhaben, aber ich bin ein Mail-Sammler. Ich habe unter meinem Posteingang viele Ordner nach Themen sortiert, in die ich sowohl die eingegangenen und beantworteten Mails als auch den Großteil der gesendeten Mails ablege. Gelöscht werden nur Newsletter, Spam, Meldungen von Twitter & Co. oder Mails ohne relevante Inhalte. Mir ist es wichtig, dass ich entscheide, wann ich auf Löschen drücke. Ich würde diese Entscheidung niemals meinem Arbeitgeber überlassen wollen.

Fazit

Diese Initiative von Daimler ist ein gutes öffentliches Signal als Antwort auf die seit Jahren andauernde Diskussion zu Themen wie „Rettet den Feierabend“ und „Burnout“. Es zeigt, dass dem Unternehmen die Gesundheit seiner Mitarbeiter wichtig ist. Und natürlich bringt diese „Story“ Daimler auch eine Menge guter PR.

Es ist ein freiwilliges Angebot von Daimler an seine Mitarbeiter. Aber so wie Personalvorstand Wilfried Porth diese Möglichkeit nicht nutzen wird, weil er nach eigener Aussage zu viel Verantwortung trägt (und eine Assistentin hat), so werden wahrscheinlich viele Angestellte und insbesondere Führungskräfte denken. Doch gerade diese Mitarbeitergruppen, die sich in hohem Maße mit dem Unternehmen identifizieren und sich für den Erfolg und ihre Mitarbeiter verantwortlich fühlen, haben diese Mail-Auszeit oftmals am nötigsten.

Letztendlich muss jeder selbst die Entscheidung für sich treffen, ob und wieviele Mails er in der Frei-Zeit liest oder schreibt. Diese Initiativen großer DAX-Konzerne zeigen aus meiner Sicht, dass die Unternehmen auch ein Stück weit den Glauben daran verloren haben, dass sich ihre Mitarbeiter selbst schützen können. Auch wenn dies heute nur freiwillige Angebote und wenige Klicks im Abwesenheitsagenten sind, hier wird unternehmensseitig versucht, durch Technik etwas zu reparieren, was eigentlich in den Köpfen geschehen müsste.

Vielleicht brauchen wir diesen Umweg über die Technik und die Regulierung durch den Arbeitgeber aber auch, um zu lernen, dass wir im Urlaub und im Feierabend auch abschalten dürfen, ohne gleich den Job zu verlieren oder wichtige Dinge zu verpassen. Dass der von Daimler gewählte Weg der schonungslosen Löschung von Mails ökonomisch und psychologisch eine gute Lösung für das Unternehmen, dessen Mitarbeiter und die extern Beteiligten ist, daran habe ich heute noch meine Zweifel. Was denken Sie ..?

Dr. Bernd Slaghuis

Ich arbeite als Karriere- und Business-Coach in Köln und habe mich auf Fragen rund um die Karriereplanung und Neuorientierung spezialisiert. Mit Bewerbern arbeite ich an ihrer Bewerbungsstrategie, der Optimierung ihrer Unterlagen sowie der Vorbereitung auf Gespräche. Führungskräfte unterstütze ich, zu einer gesunden Grundhaltung zu finden. Ich halte Vorträge, gebe Seminare, moderierere Workshops und schreibe außerhalb dieses Blogs für diverse Karriere- und Management-Magazine.

Dieser Beitrag hat 8 Kommentare

  1. Sehr interessante Auseinandersetzung. Vielen Dank für den erhellenden Artikel. Wenn ich als Kunde lese, dass meine Mail gelöscht wurde, wäre ich auch nicht wirklich begeistert ;o)

    Ich selbst bin auch kein großer Löscher, weil mir das viel zu aufwändig ist. Löschen = aufwändig? Ja, weil ich mich dann andauernd entscheiden und vorausdenken muss, bei jeder Mail, ob ich sie löschen kann oder lieber nicht. Das tut mir einfach nicht gut, ich denke da viel zu lange drüber nach. Daher lösche ich, so wie du, nur die wirklich einfachen Dinge (SPAM, Newsletter & Co.).

    Für alles andere hab ich „Intelligente Postfächer“, in die sich meine Mails von alleine sortieren. So kann ich auf Anhieb sehen, von wem ich gerade Post habe. Und dann weiß ich auch, was wichtig ist und was weniger wichtig, was ich zuerst lesen sollte und was später.

    Ich denke nach wie vor, dass der Artikel ein guter Anstoß ist, um generell über das eigene Mailverhalten nachzudenken.

    Lieben Gruß
    Sabine

    1. Liebe Sabine,
      danke für Deinen Kommentar. Ja, grundsätzlich finde ich diese Daimler-Maßnahme auch ein gutes Signal und wahrscheinlich wird es die Zeit zeigen, wie Externe reagieren und ob das Angebot von den Mitarbeitern in Anspruch genommen wird. Ich habe hierzu auch Presse von Ende 2012 gefunden, scheinbar probiert Daimler schon eine Weile und hat es nun komplett ausgerollt. So schlecht scheinen die Erfahrungen in den Tests nicht gewesen zu sein. Trotzdem glaube ich, dass es auch andere Wege zum Umdenken gibt.
      Viele Grüße
      Bernd.

  2. Danke – Du hast ausgesprochen, was mich sofort als Gedanke durchzuckte, als ich den Bericht gestern las: Wo bleibt da die Wertschätzung gegenüber Absender und Mitarbeiter?

    Grundsätzlich finde ich es gut, wenn Unternehmen an dieser Stelle Verantwortung übernehmen und den Mitarbeitern Möglichkeiten eröffnen. Doch die Selbstbestimmung sollte in jedem Fall erhalten bleiben – denn sonst endet das Ganze in Bevormundung.

    Was den Absender angeht, so finde ich es unverschämt, wenn meine Mail so behandelt wird. Ich mache mir Mühe, Dinge zu formulieren und Anhänge beizupacken…. und dann verschwindet mein Elaborat mit einem dezenten „swooooosh“ im Orkus? In diesem Fall würde ich meine Geschäftsbeziehung zum Unternehmen wahrlich „überdenken“ und Konsequenzen ziehen.

    Was ich hingegen okay fände: Wenn meine Mail automatisch an den benannten „Vertreter“ weitergeleitet und dann im Postfach des eigentlichen Adressaten gelöscht würde. So bleibt der Respekt gegenüber allen Beteiligten gewahrt und mein Vorgang wird bearbeitet.

    1. Hallo Bettina,
      danke für Dein Feedback.
      Ich persönlich finde eine automatische Weiterleitung nicht so gut, weil ich dann ggf. meine Inhalte anders gewählt hätte. Aus Sicht des Unternehmens ist das aber sicher eine Lösung, um wichtige Dinge nicht zwei oder mehr Wochen liegen zu lassen.
      LG, Bernd

  3. Ich finde den Ansatz ziemlich gut – auch und gerade deshalb, weil man gezwungen wird, sich als Absender wirklich Gedanken zu machen.

    Im Grundsatz verschwindet meine Post nicht, ich habe immer die Kopie im Gesendet-Ordner.

    Ich schreibe i.d.R. eine Email, weil ich ein bestimmtes Anliegen an eine bestimmte Person habe. Nun bekomme ich eine Rückmeldung, dass die Person erst ab einem bestimmten Zeitraum wieder zu erreichen ist. Zudem wird deutlich gemacht, dass meine vertrauliche Nachricht nicht ungefragt an einen Stellvertreter weitergeleitet wird, was ich sehr begrüße. Durch die Löschung bin ich nun gezwungen, mir Gedanken zu machen. Ist mein Thema in zweieinhalb Wochen überhaupt noch relevant? Ist es dringlich und kann von Vertretern bearbeitet werden?

    Es gibt eben genügend Anlässe, die allein durch die verstrichene Zeit ihren Grund verlieren. Fasst man ‚Wertschätzung‘ nicht einseitig so auf, dass ich als Sender mit dem Absenden meiner Nachricht nichts mehr damit zu tun habe auf, sondern legt es dahin aus, dass es auch für mich vorteilhaft ist, wenn ich mich zeitnah damit befassen muss (weil ich noch im Thema bin), anstatt Wochen später, wenn das Thema ohnehin für mich erledigt ist und ich gezwungen werde, mich dennoch wieder damit zu befassen, weil der Empfänger sich dann unnötigerweise das Thema wieder aufgreift.

    Oder mein Thema wird zeitnah durch die automatisierte Weiterleitung an die Vertretung bearbeitet und – das zeigt die Erfahrung – ich werde Wochen später trotzdem wieder damit konfrontiert, weil die Abstimmung zwischen Urlaubendem und Vertretung etwas gehakt hat.

    Sie merken schon, der begriff ‚Wertschätzung‘ wird mir hier zu einseitig als ‚König Kunde‘ ausgelegt. Es wird gerne von Kommunikation auf Augenhöhe gesprochen, dass heißt für mich aber eben auch, dass ich nicht davon ausgehe, dass ’nur‘ weil ich eine Nachricht gesendet habe, lediglich der Empfänger in der weiteren Verantwortung bleibt. Wertschätzung funktioniert m.E. nur in beide Richtungen, einseitig ist und bleibt es eher ein Hofieren.

    Auch wenn jeder vergleich etwas hinkt: Bei einem Anrufbeantworter würden wir uns mit dem Hinweis auf die Vertretung zufriedengeben und kämen wahrscheinlich in den seltensten Fällen auf die Idee auf den AB zu sprechen, wenn von vornherein klar ist, dass die Nachricht erst Wochen später abgehört wird. (So uns denn in dem fall überhaupt die Möglichkeit des Aufsprechens gegeben wird.)
    Es ist ganz selbstverständlich, dass wir – wenn die Bearbeitungsvoraussetzungen gegeben sind – bei der Vertretung anrufen. Ist es wirklich so viel anders, eine bereits geschriebene Email einfach bewusst weiterzuleiten?

  4. Hallo Herr Dr. Slaghuis,

    wir haben ähnliche Erfahrungen gemacht wie Sie. Die grundsätzliche Frage ist, darf eine Mail ignoriert werden die jemand geschrieben und dafür Zeit verwendet hat.

    Wir gehen mit einem großen deutschen Energieversorger ganz andere Wege. Wir „molekularisieren“ und clustern Emails. Danach werden die Emails über deren Klassifizierung Bearbeitungsteams oder Systemen zugeführt. Darin soll eine möglichst industrielle Bearbeitung der Emails statt finden.

    Keine Angst mehr nach dem Urlaub wegen eines vollen Postfaches. Keine Mails während der Urlaubszeit.

    Wir haben bei diesem Energieversorger nach Einführung (es handelt sich um Software sowie eine Vorgehensweise) ca. 30% freie Ressourcen innerhalb von 6 Wochen geschaffen.

    Interessant: Es stellen sich Lerneffekte bei den Absendern ein. Nicht nur dass das Gesamtsystem „Email“ effizienter arbeitet – es wird auch automatisch mehr nachgedacht beim Versender, da zunächst eine Maschine die Email zerpflückt.

    Gruß Edgar Jung

Ihre Perspektive? Schreiben Sie einen Kommentar.