Blog Mail Flut

E-Mail-Flut. So sorgen Sie für Ebbe im Posteingang.

Vorgestern habe ich hier die These aufgestellt: „Mail-Junkies haben keine Zeit für ihre Karriere.“ Wer tagtäglich damit beschäftigt ist, seinen überfüllten Mail-Postkorb abzuarbeiten und nach einer Woche Urlaub vier Wochen braucht, um wieder am Puls der Zeit zu sein, der hat keine Zeit für die wesentlichen Themen im Job. Erfahren Sie hier, was Sie tun können, um weniger Mails zu erhalten und auch selbst weniger E-Mails zu schreiben.

So reduzieren Sie aktiv die Anzahl der Mails, die Sie erhalten.

  • Steuern Sie selbst, wann Sie in CC genommen werden.

    Sie müssen nicht alles mitlesen und immer bestens informiert sein. Hierfür gibt es Meetings, in denen Sie auf den neuesten Stand gebracht werden können. Gehen Sie selbst auf Ihre Mitarbeiter oder Kollegen zu und klären Sie mit ihnen, wann Sie in Kopie gesetzt werden möchten.

  • Tragen Sie sich aus uninteressanten Newslettern aus.

    Hier kommt mit der Zeit eine Menge Müll zusammen. Klicken also Sie nicht nur auf „Mail löschen“, sondern vorher einmal auf „abmelden“. Dann haben Sie für immer Ruhe.

  • Reduzieren Sie bewusst Antwort-Mails.

    Greifen Sie als Reaktion auf eine erhaltene Mail vielleicht auch mal zum Telefonhörer oder gehen eine Tür zu Ihren Kollegen weiter. Häufig entsteht in der Mail-Kommunikation eine endlose Hin-und-her-Schreiberei, wenn einmal damit angefangen wurde. Durchbrechen Sie aktiv diese Kette und wechseln Sie das Kommunikationsmedium.

  • Beantworten Sie anstelle weitere Fragen zu stellen

    Achten Sie bewusst darauf, dass Sie auf die in einer Mai an Sie gestellten Fragen antworten. Versuchen Sie, so wenige Rückfragen wie möglich zu stellen. Vielleicht ist auch hier der Griff zum Telefon sinnvoller, um einen Sachverhalt endgültig zu klären.

  • Keine Plauderei mit Kollegen via Mail.

    Machen Sie sich vor dem Schreiben jeder Mail bewusst, ob es sich tatsächlich um Informationen handelt, die Sie so mitteilen müssen. Sparen Sie sich die Plauderei mit Kollegen lieber für die Mittagspause auf.

Diese Tipps helfen Ihnen, Ihren Posteingang effizienter abzuarbeiten und sich weniger von neu eintreffenden Mails bei Ihrer Arbeit ablenken zu lassen:

  • Stellen Sie die optischen Pop-ups aus.

    Sie müssen nicht in der gleichen Sekunde eine Mail lesen, in der sie in Ihr Postfach flattert. Kontrollieren Sie stattdessen in festen Zeitabständen bewusst Ihren Postkorb und sichten Sie neue Mails. Dies ist natürlich nur bei wechselnden Tätigkeiten sinnvoll, etwa wenn Sie auch konzeptionell arbeiten und die Mail-Kommunikation nicht originäre Aufgabe Ihres Jobs ist.

  • Stellen Sie die Push-Benachrichtigung aus.

    Sie können dann immer noch entscheiden, ob Sie jede Minute einen neuen Maileingang auf Ihrem Smartphone prüfen oder nicht. Vielleicht verspüren Sie auch Entzugserscheinungen, wenn Sie diesen Schritt gehen, denn wir machen uns oftmals regelrecht abhängig davon, immer und überall auf dem letzten Stand zu sein. Probieren Sie es aus, es ist alles eine Frage der Gewohnheit.

  • Lesen Sie Ihre Mails von oben nach unten.

    Beginnen Sie also mit den aktuellsten Nachrichten. Wenn Ihr Mailprogramm es zulässt, ordnen Sie Ihre Mails nach Konversationen. So reicht es oft aus, die aktuellste Nachricht zu lesen, da die gesamte vorherige Kommunikation durch Antworten und Weiterleiten mitgeschleppt wurde.

  • Achten Sie auf eine gute Posteingangs-Hygiene.

    Löschen Sie Mails aus dem Posteingang-Ordner, die Sie nicht mehr benötigen oder Spam sind. Archivieren Sie Mails, die Sie aufheben möchten in Ordnern. Versuchen Sie, den Ordner Posteingang möglichst klein zu halten. Dort sollten sich nur noch Mails befinden, die eine Bearbeitung zur Folge haben, d.h. auf die Sie entweder antworten müssen oder die einen Arbeitsauftrag an Sie beinhalten.

  • Priorisieren Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

    Mails Ihres Chefs sollten eine hohe Priorität erhalten, ebenso Mails, die eine kurzfristige Reaktion erfordern. Einige Mailprogramme bieten auch für die Priorisierung der Bearbeitung von Nachrichten spezielle Funktionen an.

  • Bringen Sie zuende, was Sie angefangen haben.

    Wenn Sie nach der Priorisierung mit der Mailbearbeitung beginnen, dann schließen Sie den Vorgang im Idealfall auch ab. Bemerken Sie beim Schreiben, dass Ihnen noch Informationen fehlen, dann speichern Sie angefangene Mails im Ordner Entwürfe zwischen. So haben Sie immer einen zentralen Überblick über Unfertiges und Ihr Desktop ist aufgeräumt.

  • Halten Sie sich nicht an Text zwischen den Zeilen auf.

    Interpretieren Sie nicht zu lange, was der Absender wohl zum Ausdruck bringen möchte und in welcher Stimmung er vermutlich war. Versuchen Sie, die Sachebene einer Nachricht in den Fokus zu setzen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Bedeutung die Nachricht an Sie hat oder Sie Fragen an den Absender haben, dann stellen Sie diese. Klarheit und Sachlichkeit sind hier entscheidend. Auch hier gilt, dass ein Telefonat oder ein Gang zum Kollegen oder Chef oftmals die bessere Wahl sind, um die Fragen abschließend zu klären und Missverständnisse zu vermeiden.

Auch bei Mails, die Sie schreiben, können Sie ganz bewusst über Umfang und Anzahl entscheiden:

  • Entscheiden Sie, ob eine E-Mail das Richtige ist.

    Wir sind es inzwischen gewohnt, mal eben eine Mail zu schreiben. Das geht schnell und wir sind den Gedanken damit los – ohne eine Telefonnummer herauszusuchen und uns mit dem Empfänger direkt auseinandersetzen zu müssen. Wenn daraus dann aber ein schriftliches hin und her resultiert, wäre ein Anruf wahrscheinlich effizienter gewesen. Überlegen Sie sich gerade bei hausinternen Mails, ob Sie Ihre Kollegen nicht besser anrufen, zu deren Arbeitsplatz gehen oder dieses Thema in das nächste Meeting mitnehmen und dort gemeinsam besprechen.

  • Machen Sie sich den Zweck Ihrer Mail bewusst.

    In vielen Unternehmen werden alleine aus Gründen der Dokumentation ellenlange Mails verfasst. Wenn Sie die schriftliche Fixierung eines Sachverhalts für wichtig ansehen, dann können Sie auch das Ergebnis eines Telefonats im Anschluss als Gesprächsnotiz an die Teilnehmer verschicken.

  • Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff

    Die Betreffzeile ist die Überschrift Ihrer Mail. Je klarer aus dem Betreff für den Empfänger hervorgeht, um was es geht, desto besser kann er Ihre Mail priorisieren, thematisch einordnen und beantworten. Der Betreff ist auch für Sie wichtig, um später schneller in Ihren gesendeten Mails zu suchen.

  • Schreiben Sie klar und auf den Punkt. Keine Romane!

    Gerade Schnellschreiber tippen häufig so drauf los. E-Mails sind ein schnelles Kommunikationsmedium. Der Empfänger möchte keine Romane lesen. Begrenzen Sie den Umfang Ihrer Mails. So schreiben Sie automatisch bewusster und vermeiden Missverständnisse und zu viele Rückfragen. Längere Erläuterungen oder Konzepte sollten Sie als Anhang mitschicken.

  • Drücken Sie so selten wie möglich auf  „Allen antworten“.

    Überlegen Sie sich bei eingehenden Mails mit mehreren Empfängern, ob Ihre Antwort wirklich alle betrifft. Möchte ein Absender von vielen Empfängern jeweils eine Antwort haben, dann reicht es in den meisten Fällen aus, dass Sie nur dem Absender antworten. Versuchen Sie, so selten wie möglich auf „Allen antworten“ zu drücken.

  • Schreiben Sie an so wenige Empfänger wie möglich.

    Je mehr direkte Empfänger sie in Ihre Mail einsetzen, umso mehr Antworten erhalten Sie von allen einzeln. Jeder direkte Empfänger fühlt sich durch Ihre Nachricht aufgefordert, darauf zu reagieren – und nimmt in der Regel auch die anderen Empfänger mindestens in Kopie. Ein Schneeball kommt ins Rollen.

  • Wählen Sie bewusst die CC-Empfänger aus.

    Wir denken häufig, es könne ja nicht schaden, Frau Müller oder Herrn Meyer noch in Kopie zu nehmen, das Thema könnte sie bzw. ihn ja auch interessieren. Außerdem frisst so eine Mail ja kein Brot und bevor sie sich hinterher beschweren, von nichts gewusst zu haben, nehme ich gleich auch noch Herrn Bauer und Frau Schmitz mit rein. Besonders brisant wird es für Unternehmen, wenn sie ihren Mitarbeitern ganze Unternehmensverteiler als E-Mail-Empfänger zur Verfügung stellen. Was ich da schon alles gelesen habe … wer seinen Schlüsselbund auf dem Parkplatz verloren hat. So, wie Sie gerne mit Bedacht in Kopie genommen werden möchten, wählen auch Sie bewusst aus und entscheiden, wer Ihre Mail mit-lesen sollte. Bei mehr als drei CC-Empfängern sollten Sie überlegen, ob dieses Thema nicht lieber in das nächste Meeting mit allen Beteiligten gehört.

Versuchen Sie, sich diese wichtigsten Punkte bei Ihrem Mail-Verhalten immer wieder bewusst zu machen und Sie werden erstaunt sein, wieviel Zeit Sie auf einmal übrig haben. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem persönlichen E-Mail-Management und freue mich über Ihre Erfahrungen und Meinungen zum Thema.

Dr. Bernd Slaghuis

Ich arbeite als Karriere- und Business-Coach in Köln und habe mich auf Fragen rund um die Karriereplanung und Neuorientierung spezialisiert. Mit Bewerbern arbeite ich an ihrer Bewerbungsstrategie, der Optimierung ihrer Unterlagen sowie der Vorbereitung auf Gespräche. Führungskräfte unterstütze ich, zu einer gesunden Grundhaltung zu finden. Ich halte Vorträge, gebe Seminare, moderierere Workshops und schreibe außerhalb dieses Blogs für diverse Karriere- und Management-Magazine.

Dieser Beitrag hat 3 Kommentare

  1. Ein endloses Thema. Die Tipps sind gut, sofern man sich daran hält und daran wird es wohl oft scheitern. Mails sind auch oft Aufgaben und Bestandteile eines Projektes. Outlook for Mac ist hier nicht unbedingt das wahre.

  2. Die Tipps sind gut, stimme ich Uwe zu. Jedoch ist das Ganze ein leidiges Thema, welches einfach kein Ende findet. Viele verstehen einfach nicht, welche Bedeutung die Email im Arbeitsalltag hat. Weswegen sie nicht richtig mit dem Kommunikationsmittel umgehen und somit ihre kostbare Zeit verschwenden. Dies kann nicht nur Nerven sondern auch ordentlich Geld kosten. (siehe: http://www.lookeen.net/de/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/ ). Um das Problem zu fassen, sollte man sich selbst fragen, wie viel Zeit verwende ich um Emails zu bearbeiten. Als Lösung können ebenfalls Organisation sowie ein Zeitplan helfen.

    1. Hallo Stefan,
      ja die ökonomische Komponente ist wichtig und sicher hat dieser Fortschritt auch sehr viele positive Seiten. Wie immer – im Beruf wie auch im Leben – geht es um die eigene Verantwortung und Entscheidung, welches Ausmaß noch gut und in diesem Fall für den Mitarbeiter und das Unternehmen noch gesund ist. Danke für Deine Sichtweise!
      Viele Grüße,
      Bernd

Ihre Perspektive? Schreiben Sie einen Kommentar.