Dankschreiben nach Job-Absage? Wie Sie als Bewerber richtig Größe zeigen.

Sie haben als Bewerber viel Zeit in Ihre Bewerbung gesteckt, mindestens zwei aufregende Interviews über sich ergehen lassen und zwischendurch noch ein Assessment-Center überstanden. Und dann flattert nach einigen Wochen voller Hoffen und gespannter Erwartung doch die Absage ins Haus. Ein Schreiben oder eine kurze Mail und Ihnen wird sachlich und gesetzeskonform mitgeteilt, dass die Stelle mit einem anderen, besser geeigneten Kandidaten besetzt wurde. Wer genau jetzt nicht in Selbstmitleid und Frustration versinkt, sondern den aufgebauten Kontakt zum möglichen Wunscharbeitgeber und das Wissen sowie die Erfahrungen aus den Interviews trotz Absage als Chance begreift, kann viel gewinnen. Bedanken Sie sich bei Ihren Interviekarriere-blog/artnern und zeigen Sie trotz Absage Interesse. Ein lohnender Perspektivwechsel für alle Bewerber, mit dem Sie in Deutschland noch nahezu alleine sind.

Kopf hoch und weiter geht´s!

Natürlich ist jeder von uns enttäuscht, wenn eine Bewerbung auf eine attraktive Stelle nicht erfolgreich war und die Position mit einem „Konkurrenten“ besetzt wird. Eine Absage werten wir als Ablehnung, schließlich war ja ein anderer Bewerber geeigneter. Entweder, weil wir die fachlichen Anforderungen nicht erfüllen oder weil wir mit unserer Persönlichkeit im Gespräch nicht überzeugen konnten. Oder warum auch immer.  Eine Defizit-Betrachtung, die in einem solchen Moment ganz normal ist.

keep-calmIch könnte jetzt argumentieren, dass Sie aus jedem Bewerbungsgespräch durch das Sammeln von Erfahrungen lernen und sich stetig verbessern. Oder, dass viele Stellen wegen des Betriebsrats ausgeschrieben werden müssen und eigentlich schon längst die interne Besetzung beschlossene Sache war. Sie hatten also eh von Anfang an keine Chance. Die Frage nach dem „Warum“ ist menschlich, an Sie selbst gerichtet ist sie aber nur bedingt förderlich. Sie bringt viele Menschen noch weiter hinunter in der Frustspirale und kann auch Sie dazu führen, für die nächsten Bewerbungen weiter an Selbstvertrauen zu verlieren und nach einigen Monaten spätestens in Panik auszubrechen. „Mich will ja keiner.“ „Ich werde nie wieder einen Job bekommen.“ „Alle anderen sind besser.“  Das ist keine gute Basis, um mit einem Dankschreiben Größe zu zeigen. Und erst recht nicht, um gestärkt ins nächste Vorstellungsgespräch zu gehen.

Was können Sie nach einer Absage tun?

Stellen Sie sich ruhig die Frage nach dem Warum – aber besser konstruktiv und zukunftsorientiert:

  • Was habe ich in den letzten Gesprächen gut gemacht und was sollte ich im nächsten Gespräch daher noch verstärken?
  • Was hat meinen Interviekarriere-blog/artnern (scheinbar) gut gefallen?
  • Was ist mir schwer gefallen? Bei welchen Themen oder Fragen kam ich ins Straucheln? Was kann ich zukünftig anders machen?
  • Wo fühlte ich mich in die Ecke gedrängt? Wie kann ich zukünftig mit diesen Themen offener und selbstbewusster umgehen?
  • Welche Fragen oder Tests habe ich als unangenehm empfunden? Wie werde ich zukünftig darauf reagieren?

Sie sehen, dass es nicht darum geht, dass Sie sich über die vergangenen Gespräche ärgern oder das berühmte Konjunktiv-Spiel „was wäre gewesen, wenn ich hätte“ in Gedanken rauf und runter denken. Haken dran! Sie können an der Vergangenheit nichts ändern, sondern aus ihr nur für die Zukunft lernen.

Sagen Sie Danke!

Ja, richtig gelesen. Bedanken Sie sich bei Ihren Interviekarriere-blog/artnern für deren Zeit und ihr Interesse an Ihnen. Das Dankschreiben nach einer Absage auf eine Bewerbung kommt in Deutschland noch sehr selten vor und bietet Ihnen eine hervorragende Chance, sich von Ihrer professionellen Seite zu zeigen. Sie signalisieren dem Unternehmen, dass Sie es mit Ihrer Bewerbung ernst gemeint haben, Ihnen sehr viel an dieser Stelle gelegen hat und Sie sich auch andere Positionen im Unternehmen vorstellen können.

Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn Sie wirklich ein echtes Intersse an diesem Unternehmen haben. Und wenn Ihnen die Unternehmensvertreter im Gespräch sympathisch waren und Sie sich gut vorstellen können, in diesem Unternehmen zu arbeiten. Das Dankschreiben muss authentisch und ehrlich sein. Es geht hier nicht um Schleimerei oder das letzte Wort, das Sie als tapferer Verlierer oder Opfer höherer Entscheidungen noch haben möchten.

Ein Dankschreiben hebt Sie aus der Masse der Bewerber hervor. Es führt im besten Fall dazu, dass Ihre Wertschätzung als solche wahrgenommen wird und Sie in positiver Erinnerung bleiben.

Oft sind es Kleinigkeiten, die bei HR-Entscheidern und Führungskräften den Ausschlag geben, sich in der letzten Runde für oder gegen einen Kandidaten zu entscheiden. Eine Absage bedeutet nicht automatisch, dass Sie schlecht sind.

Die „Vermittlung“ der zweit- und drittplatzierten Bewerber hat sich übrigens das neue Portal Cleverheads zum Ziel gemacht. Unternehmen und Bildungsanbieter können gute Kandidaten, die sie selbst nicht eingestellt haben, hier als qualifizierte Fachkräfte empfehlen und profitieren von einer Vermittlung. Eine interessante Idee vor dem Hintergrund der Diskussion um den angeblichen (und meiner Meinung nach nicht pauschal exitistierenden) Fachkräftemangel in Deutschland.

Was gehört in ein Dankschreiben?

Wem schreiben Sie?

Richten Sie Ihr Dankschreiben nicht an alle Interviekarriere-blog/artner, die Sie im Bewerbungsprozess kennengelernt haben. Schreiben Sie entweder an den/die Entscheidungsträger im Unternehmen, von dem/denen Sie wissen, dass sie die Entscheidung in diesem Bewerbungsprozess getroffen haben. Oder schreiben Sie an die Person, von der Sie die letzte Nachricht, also die Absage erhalten haben.

Was schreiben Sie?

  • Bedanken Sie sich dafür, dass sich Ihre Gesprächspartner Zeit für Sie genommen haben und Sie sie kennenlernen konnten.
  • Drücken Sie Ihre Freude darüber aus, dass Sie die Chance auf die Stelle bekommen haben.
  • Etwas Eigenlob ist erlaubt. Sagen Sie ruhig auch, dass Sie stolz darauf sind, es bis in die letzte Runde geschafft zu haben.
  • Machen Sie deutlich (wenn es für Sie passt), dass Sie enttäuscht über die Absage sind, sich aber für das Unternehmen freuen, einen geeigneten Kandidaten gefunden zu haben (auch das nur, wenn Sie dies tatsächlich so unterschreiben können).
  • Gibt es Erfahrungen oder Themen, die Sie in den Gesprächen besonders beeindruckt oder als positiv erfahren haben? Beschreiben Sie sie kurz und machen Sie deutlich, warum Ihnen diese Themen besonders gefallen haben. Wichtig: Bleiben Sie sachlich und schreiben Sie aus Ihrer Perspektive. Denken Sie nicht daran, was dem Unternehmen gefallen könnte. Es ist Ihre (!) Sichtweise, es geht nicht um Honig um den Bart schmieren, sonst wirkt Ihr Dankschreiben schnell anbiedernd oder wie Bettelei und das haben Sie ja nicht nötig!
  • Schreiben Sie, dass Sie mit dem Unternehmen gerne weiterhin in Kontakt bleiben möchten und offen sind für weitere Job-Angebote (natürlich nur, wenn Sie das auch wirklich möchten).
  • Das Dankschreiben sollte nicht länger als eine dreiviertel Seite sein. Je knapper und besser auf den Punkt, desto besser. Vermeiden Sie auf jeden Fall, in zu lange Erklärungs-Schleifen oder gar in eine Rechtfertigungshaltung zu verfallen. Und auch für das Dankschreiben gilt wie für das Bewerbungsschreiben: Vermeiden Sie nichtssagende Worthülsen. Das langweilt den Empfänger und lässt ihn vielleicht gar nicht bis zum Ende lesen.

Ich habe im Netz einige Vorlagen aus den USA für diese Dankschreiben gefunden. Für meinen Geschmack klingen sie sehr anbiedernd und ein wenig oberflächlich, was mich kulturell aber nicht wundert. Als wichtig für Deutschland halte ich, dass das, was Sie schreiben, tatsächlich Ihren Gefühlen und Gedanken entspricht. Wenn Sie ein Dankschreiben nur aus Frust oder als letzte Hoffnung schreiben, dann lassen Sie es lieber bleiben. Liegt Ihnen tatsächlich etwas an einem Job in diesem Unternehmen und sind Sie aus Ihrer inneren Haltung davon überzeugt, dass es gut ist, diesen Kontakt zu halten, dann erklären Sie dies dem Unternehmen.

Schreiben oder lieber anrufen?

Ist es vielleicht gar kein Dankschreiben, sondern ein Anruf? Das hängt aus meiner Sicht von zwei Faktoren ab: Teilt Ihnen der Entscheider oder Ihr letzter Interviekarriere-blog/artner telefonisch mit, dass Sie die Stelle nicht bekommen, dann können Sie sich überlegen, ob Sie vielleicht ein oder zwei Tage später ebenfalls zum Telefonhörer greifen und Sie sie oder ihn anrufen, um die oben geannten Dinge zu sagen. Bekommen Sie die Absage per Post oder Mail, bietet es sich an, auch schriftlich darauf zu reagieren.

Zweitens würde ich es auch davon abhängig machen, ob Sie a) ein Telefonat als angenehm empfinden und das Gefühl haben, dabei das zum Ausdruck bringen zu können, was Ihnen wichtig ist und b) wie gut Sie sich mit der anderen Seite verstehen. Haben Sie Ihre Interviekarriere-blog/artner als sehr locker und nah kennengerlent, kann ein Anruf gegenüber einem Dankschreiben sogar auch weitere Vorteile mit sich bringen:

Am Telefon können beide Seiten sofort auf Gesagtes reagieren und es kann sich ein konstruktives Gespräch entwickeln. Sie können nachfragen, was ausschlaggebend für die Entscheidung gegen Sie gewesen ist und ob Sie Tipps bekommen können, was Sie bei einem nächsten Gespräch verändern können. Unternehmen sind hier gesetzlich zwar ziemlich die Hände gebunden, aber vielleicht haben Sie so einen guten Draht zu Ihrem Gesprächspartner, dass er Ihnen einige Beweggründe nennt und Tipps für das nächste Vorstellungsgespräch geben kann.

Der Realitäts-Check

Funktioniert das auch in Deutschland? Ist es sinnvoll? Oder beschweren sich Personaler, wenn Sie zum großen Berg an Bewerbungen auch noch Dankschreiben erhalten?

Ich habe es getestet – besser gesagt testen lassen: Zwei meiner Klienten, die sich momentan in einer Bewerbungsphase befinden, haben kurz nach einer Absage ein Dankschreiben abgeschickt. Auch wenn die Ergebnisse sicher nicht repräsentativ sind, sie haben mich beeindruckt und darin bestärkt, dass Dankschreiben in bestimmten Situationen sinnvoll sind.

In beiden Fällen – und zuvor waren die Bewerber beide jeweils nach drei Interviews in der letzten Runde und hatten damit schon eine engere Beziehung zum Unternehmen aufgebaut – war das Feedback äußerst positiv.

Im Fall A hat sich der Personalentscheider nach Erhalt des Schreibens telefonisch gemeldet, sich für das Schreiben bedankt und weiterhin sehr großes Interesse am Bewerber bekundet. Sie würden die Unterlagen gerne behalten und in den Bewerberpool aufnehmen und sich melden, wenn eine weitere in Frage kommende Stelle zu besetzen sei.

Im zweiten Fall hat sich der potenzielle Vorgesetzte – ebenfalls telefonisch – gemeldet und erklärt, dass er aus fachlicher Sicht sein Votum für den Kandidaten abgegeben habe, aber von HR und seinem eigenen Vorgesetztem überstimmt worden sei. Nun gut, das wollte mein Klient jetzt eigentlich nicht hören, aber das inhaltliche Feedback war auch hier sehr positiv für ihn. Auch er bleibt in den Hinterköpfen sowohl in der Fachabteilung als auch in HR für die nächsten vakanten Positionen.

Mein Fazit

Ein Dankschreiben ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie es innerhalb des Auswahlprozesses weit gebracht haben. Die Vorstellung, dass jeder Bewerber nach der ersten Runde ein Dankschreiben schickt, stelle ich mir aus der HR-Perspektive ziemlich nervig vor.

Bewerber, die hingegen knapp am neuen Job im Unternehmen vorbeigeschrammt sind und die weiterhin ein echtes, eigenes Interesse an einer Position in diesem Unternehmen haben, können sich mit einem Dankschreiben noch einmal positiv in Erinnerung rufen und durch ein konstruktives und persönliches Feedback vielleicht etwas für weitere Vorstellungsgespräche lernen. Wichtig: Lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen, sondern schreiben Sie oder rufen Sie innerhalb einer Woche an.

Ein Dankschreiben sollte keine Schleimspur hinterlassen, denn das haben Sie als Bewerber auf Augenhöhe nicht nötig. Schreiben Sie, was Ihnen wichtig ist und bringen Sie zum Ausdruck, was Sie „zum guten Schluss“ gerne loswerden möchten. Und vielleicht hilft auch hier bei Ihrer Entscheidung für oder gegen ein Dankschreiben die Frage „Warum eigentlich nicht?“ weiter.

Mich interessieren Ihre Erfahrungen. Haben Sie als Bewerber schon einmal ein Dankschreiben nach einer Absage verschickt? Und wenn Sie im Bereich Personal tätig sind – was halten Sie von Dankschreiben und wie gehen Sie damit um? Ich freue mich über Ihre Kommentare oder persönlichen Nachrichten.

Dr. Bernd Slaghuis

Ich arbeite als Karriere- und Business-Coach in Köln und habe mich auf Fragen rund um die Karriereplanung und Neuorientierung spezialisiert. Mit Bewerbern arbeite ich an ihrer Bewerbungsstrategie, der Optimierung ihrer Unterlagen sowie der Vorbereitung auf Gespräche. Führungskräfte unterstütze ich, zu einer gesunden Grundhaltung zu finden. Ich halte Vorträge, gebe Seminare, moderierere Workshops und schreibe außerhalb dieses Blogs für diverse Karriere- und Management-Magazine.

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